Если ты не управляешь своим временем, им начнут управлять другие…

Тайм-менеджмент

«Вы испытываете нехватку времени? Хотите лучше организовать свою работу и работу подчиненных? Стремитесь к высоким результатам?».

«Тайм-менеджмент – одна из самых выгодных инвестиций. Часы, вложенные в изучение этой удивительной науки, сэкономят впустую растраченные годы».

«Разгар рабочего дня, вы спешно пытаетесь выполнить поставленные задачи, но телефоны звонят без конца, отрывая вас от выполнения важного дела, накал добавляют коллеги с нескончаемыми вопросами, почтовый клиент пестрит новыми электронными письмами, требующими ответа, а на завтра все еще не сделаны отчеты. Думаю, такая ситуация знакома многим. Знакомство с тайм-менеджментом поможет вам решить ряд вышеуказанных проблем.»

Такими и похожими заголовками встречают нас интернет-сайты компаний, занимающихся обучением управлением времени.

Многие люди наверняка слышали словосочетание time management. Что же такое тайм-менеджмент, давайте рассмотрим подробнее.

Тайм-менеджмент. История

Корни управления временем уходят в глубокую древность. Некоторые считают, что возникновение управления временем произошло в промышленный бум 19-го века, некоторые принимают за основу эпоху возрождения, а кто-то и эллинистическую эпоху с Хроносом и Кайросом и даже Египет династических периодов (с его записями). Каждый будет прав по-своему. Несомненно одно — сколько существует разумный человек, столько же существуют попытки управлять временем. Управление временем до индустриального общества, как правил, было индивидуальным — тут можно вспомнить и записи Цезаря, и судовые журналы мореходов, Иммануила Канта и Иоанна Кронштадтского и т.д. Развитие промышленности в эпоху индустриализации 19-го века привело к необходимости разработки систем по управлению временем в коллективе/группе на предприятии. 20-й век с его научными разработками привнес методологические разработки в управлении временем (разработки Фредерика Уинслоу Тейлора и др), а конец XX и начало XXI века с развитием компьютерной техники и сетевыми технологиями сильно расширили область применения тайм-менеджмента, сферу и количество решаемых задач.

Стивен Кови, автор бестселлера «First Things First» («Главное внимание главным вещам») охарактеризовал развитие тайм менеджмента как науки после второй мировой войны, разделив на четыре этапа или поколения:

1. Первое поколение: Основывается на традиционных и рудиментарных подходах к управлению временем, таких, как напоминания, например.
2. Второе поколение: Уделяет больше внимания планированию, а также подготовке расписаний и событий, включая четко ограниченные по времени цели.
3. Третье поколение: Основывается на расстановке приоритетов при планировании заданий и событий, а также контролирует выполнение заданий с помощью расписаний.
4. Четвертое поколение: это и есть современный подход. Это поколение также ставит на первое место расстановку заданий по приоритетам, но приоритетность уже зависит не от срочности выполнения, а от важности самого задания. Также такой подход основывается на эффективности и проактивности, используя при этом разные методы тайм менеджмента.

Тайм-менеджмент. Мотивация и внедрение

Время – это такой же важный ресурс для предприятия, как и деньги.

Время является одним из трех параметров, по которым предприятие может конкурировать с другими предприятиями (другие два параметра — себестоимость и качество). Если предприятие в XXI веке не занимается управлением временем, это значит, что другие конкуренты выиграют конкурентную борьбу при том же уровне цен и качества, но занимаясь управлением временем. Нельзя упускать ни единой возможности стать в чем-то эффективнее и лучше других. Нужно находить ресурсы, которыми можно управлять. Чтобы успевать и вовремя добиваться результата, быть впереди конкурентов, необходимо уметь контролировать время.

Следует отметить, что популярность тайм-менеджмента в мире и в частности на пост-советском пространстве во многом обусловлена пост-кризисными явлениями. Многие предприятия, особенно работающие в жесткой конкурентной борьбе, проработали все возможные пути по снижению уровня широко распространенных видов издержек, после чего пришли к необходимости более серьезного подхода к сокращению временных издержек и вообще к управлению временем, которое, увы, находится на достаточно низком уровне на большинстве предприятий пост-советского пространства или отсутствует вовсе. Некоторые принципы тайм-менеджмента так или иначе действуют на большинстве предприятий пост-советского пространства, но они малоэффективны по ряду причин. Как правило, на пост-советских предприятиях действует формальная корпоративная система управления временем (например, отслеживания задач: служебных записок, протоколов совещаний, приказов и т.д.), однако такая система является бюрократичной по своей сути, тяжеловесной и неповоротливой, а значит — и малоэффективной.

Только постоянное повышение персональной и командной эффективности сотрудников может быть успешным и конкурентоспособным.

Обучение тайм-менеджменту может быть как самостоятельное (самообразование), так и обучение у профессиональных преподавателей, кроме того обучение может быть как индивидуальное, так и групповое.

XXI век характерен высоким темпом жизни и тотальной нехваткой времени. Перспектив по снижению темпов пока не предвидится. Этот факт заставил многих людей обратиться за помощью к тайм-менеджменту. Именно этим обусловлена популярность тайм-менеджмента среди деловых людей. Причем достаточно распространено самообразование, ведь человек способен обучиться практически всему. И для большинства предлагаемой информации, как отечественных, так и зарубежных авторов, вполне достаточно, чтобы практиковать тайм-менеджмент на личном уровне и даже в небольших группах (решение принимается персонально без давления сверху) и не требует ощутимых финансовых затрат (достаточно купить необходимую литературу).

Если же говорить о компании, предприятии или даже корпорации, то для получения эффекта от тайм-менеджмента необходимо его внедрение в масштабах всего предприятия, когда в этот процесс вовлечены все — от генерального директора до уборщика служебных помещений. Именно поэтому услуги по обучению управлением временем достаточно широко представлены в данном секторе услуг, потому что тут необходим профессионализм и максимальный результат, гарантирующий отдачу от инвестиций в это направление. Обучение корпоративных групп обычно групповое, построено на вертикальных и горизонтальных уровнях. Как правило, но не всегда, обучаемые группы разделены по вертикали (т.е. чаще группы составляются по горизонтальной линии подчиненности). Обучение ТМ руководящего состава несколько отличается от простых работников, поскольку имеет свои особенности, связанные с управлением.

Тайм-менеджмент. Утечки времени.

Практические действия многих методик тайм-менеджмента начинаются с выявления так называемых утечек времени. Для этого предлагается провести хронометраж персонального рабочего времени. Хронометраж можно осуществлять как в письменном виде (например в ежедневнике), так и в электронном виде (например в календаре Microsoft Outlook).

Следует отметить одно из самых важных преимуществ электронного планирования перед бумажным: вы получаете огромный массив данных для анализа и точного понимания, на что реально тратится ваше время. Итак, хронометраж, например, 2-3 рабочих недель покажет вам систематические потери времени. У каждого они будут разные. Но в любом случае вы столкнетесь с так называемыми поглотителями времени (термин тайм-менеджмента).

Поглотители времени — это любые дела, расходы времени на которые хочется уменьшить

Поглотителем времени можете быть вы сами: например, потеря времени на курение или, например, неумение правильно выполнять работу (расстановка в текстовом редакторе Word абзацев и отступов вручную пробелами). Также поглотителями времени могут быть как техника (зависающие программы, компьютер, оборудование и т.д.), так и люди. На людях-поглотителях времени стоит остановиться подробнее. Эти люди, например, могут задавать один и тот же вопрос несколько раз, или неквалифицированно выполнять свою работу, вынуждая вас ее доделывать или переделывать. Фактически такие работники не только не выполняют свою работу, за которую получают заработную плату, но и «съедают» часть заработной платы другого работника, который за время исправления, доработок, мог бы сделать больший объем своей работы, а значит, создать больше добавочной стоимости для предприятия. Чтобы этого не происходило, в компаниях с действующей системой тайм-менеджмента существует определенный набор навыков персональной эффективности, обязательный для всех сотрудников. Кроме обязательных навыков, предприятие зачастую принимает корпоративные правила тайм-менеджмента (как стандарт), целью которых является максимальное сокращение временных издержек и повышение эффективности выполняемой работы за единицу времени.

Тайм-менеджмент. Выполнение задач

После того как будут выявлены все утечки времени и предприняты меры по их недопущению, практика тайм-менеджмента переходит к следующему важному пункту — менеджменту задач. Чаще всего предлагается распределить все задачи по следующему принципу:

В соответствии с этой матрицей предлагается построить свою работу следующим образом:

• срочные и важные (I) делаем в первую очередь
• не срочные и важные (II) делаем спокойно и вдумчиво, иначе — если не выделять на них время — они станут срочным и важным
• срочное и не важное (III) делегируем (если есть кому делегировать) или делаем в промежутках между п.I и II
• не срочное и не важное (IV) делаем по остаточному принципу (в последнюю очередь или не делаем вообще)

Если на решение задачи не выделять времени, сама собой задача не решится, поэтому регулярно выделяйте время на задачи, которые вы хотите решить.

Однако, приведенная выше матрица не раскрывает всех особенностей тайм-менеджмента, т.к. она имеет обобщенный, упрощенный вид. Очевидно, что например, в “важные но не срочные” дела, попадут очень много разных по своей сути задач. Пройти флюорографию в этом месяце, или выучить английский в этом году, или закончить написание книги — это очень разные по своей сути и необходимому времени задачи. Поэтому тайм-менеджмент уделяет большое внимание определению (или даже выявлению) и достижению главных (особо важных) целей. В безбрежном океане задач, которые появляются ежедневно, есть такие цели и задачи, которые имеют несравнимо большее значение в нашей жизни, нежели любые другие задачи — это главные цели и задачи определенных периодов нашей жизни, которые в своей совокупности составляют цель всей нашей жизни. ТМ предлагает их выделять особо и сосредотачиваться на них. Как правило, такие глобальные цели/задания требуют и гораздо большего времени по сравнению с обычными. Т.е. они не срочные, но для своего исполнения требуют регулярного (например ежедневного) внимания, в связи с чем люди ими часто пренебрегают. Методики ТМ имеют в своем арсенале ряд решений для выделения таких целей/задач в особую группу и выполнение особого контроля.

Далее следует методики по организации своих задач, контролю выполнения, в ходе которых обучаемый вникает в особенности ведения дел в ежедневнике и в электронных средствах. Делаются вполне резонные выводы о том, что большинство людей не умеют пользоваться даже обычными ежедневниками, не говоря о программных продуктах. Как правило, обучающие детально разбирают какой-то программный продукт одного производителя (чаще всего это Microsoft Outlook, но иногда и оригинальное ПО с целью его последующей продажи). Пожалуй, это самая весомая по времени часть обучения. Это вызвано тем, что большинство пользователей ПК и близко не представляют себе полные возможности того же Microsoft Outlook, тем более в связке с Microsoft Exchange Server.

После пройденного курса обучения, как правило, предлагается применять ТМ не только на работе, но и в личной жизни, и в заключение предлагается “заразить” своим примером окружающих, т.е. внести “бациллу тайм-менеджмента” (термин Глеба Архангельского) и, таким образом, изменить окружающий мир в лучшую сторону.

Украсть чужое время — столь же неприлично, как украсть чужие деньги.

В заключение можно привести 10 золотых правил тайм-менеджмента:

1. Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или сходных по характеру заданий.
2. Намеренно уединяйтесь.
3. Определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий.
4. Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ.
5. По возможности выполняйте только действительно важные дела (Принцип Парето ).
6. Используйте делегирование как оплачиваемую услугу.
7. Крупные задания выполняйте небольшими частями (тактика «нарезания салями»).
8. Устанавливайте для самого себя сроки выполнения самых важных дел.
9. Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха).
10. Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания уровня работоспособности.

Тайм-менеджмент и Lean

Тайм-менеджмент и Lean. Интересные особенности.

Это краткое содержание курса тайм-менеджмента, в ходе изучения которого я выявил ряд интересных особенностей.

В литературе по тайм-менеджменту я не встречал привязку к бережливому производству. Даже многоуважаемая wikipedia умалчивает об этом.

Также об этом умалчивает большинство информационных материалов по тайм-менеджменту. А ведь связь тайм менеджмента и бережливого производства четко прослеживается. Стоит отметить, что разыскивая полезную информацию по тайм-менеджменту, я наткнулся на неизвестный мне термин lean и, таким образом, стал изучать бережливое производство. Удивительным оказалось и то, что я оказался не одинок — таким же путем к lean пришли многие люди (впору говорить о закономерности), впрочем, ничего удивительного в этом нет, и сейчас вы увидите почему.

• Постоянное совершенствование путем совершенствования системы управлением времени — не что иное, как Kaizen!
• Сокращение временных издержек — не что иное, как устранение Muda!
• Выполнять работу точно вовремя — не что иное, как Just-in-Time, Kanban!
• Организация своего ежедневника, или ПО — это визуальный менеджмент и система 5S!
• Система оповещений и напоминаний — очень напоминает poka-yoke!

А посмотрите как много общего между всем известными стикерами на мониторах и карточками канбан:

Если обратить внимание на набирающие популярность “канбан-доски” (Доска Канбан), тайм менеджмент, project management и бережливое производство вовсе становятся единым целым. Управлять своими проектами, выстраивать свою работ по принципам lean и одновременно тайм-менеджмента, используя специальную разлинованную доску, придумали разработчики программного обеспечения. Они совместили простоту стикеров, выгоды визуального управления, правила системы канбан и просто здравый смысл. Получился единый экран управления проектом — удобный и наглядный. Идея канбан-доски в том, чтобы визуализировать поток, организовать удобную работу, ограничить незавершенную работу на каждом этапе и позволить потоку вытягивать весь процесс и, наконец, завершать работу вовремя. Базовое условие — нужно лишь разделить работу и задачи на то, что нужно сделать, над чем работаем в данный момент, и завершенную работу. Подробнее о канбан-досках вы сможете прочитать в одной из следующих статей на Leaninfo.ru, а пока посмотрите на пару вариантов оформления канбан-досок — простейший пример и электронный вариант:

Пример простой канбан доски:

Это пример электронный канбан-доски от сервиса KanbanFlow https://kanbanflow.com/:

Компьютерные технологии практически стерли грани в визуализации досок, а облачные технологии значительно расширили сферу применения канбан-досок.

Тайм-менеджмент и Lean. Пути развития

Исторически так сложилось что ТМ и laen развивались параллельно, хоть и используя какие-то общераспространенные наработки из менеджмента, но все же каждый своим путем. И если раньше они могли не сильно пересекаться, то в последнее время развитие, и естественное расширение этих систем выявляет всё большую область их соприкосновения.

В период развития:

В настоящий момент:

Для взаимного пересечения интересов есть объективные предпосылки. Так, lean изначально зарождался именно на производстве, но довольно быстро ситуация изменилась и офисная работа стала не менее важной для предприятий. Применять lean только на производстве неэффективно без вовлечения всего персонала и всех подразделений. Однако, напрямую применять производственные методы lean в офисной работе не получится, т.к. последняя имеет ряд серьезных отличий. Поэтому возникли разработки по адаптации lean к офису. Результатом чего являются, например, ряд прекрасных книг: “Бережливый офис” (Дон Тэппинг, Энн Данн), “5S для офиса” (Томас Фабрицио, Дон Тэппинг) и многие другие разработки — вплоть до собственных корпоративных разработок отдельных компаний. Таким образом, “на территории офиса” еще в большей мере произошло соприкосновение ТМ и lean. Так, разделение процессов на критичные и не критичные, общие и специальные (Дон Тэппинг, Энн Данн “Бережливый офис”) очень сильно напоминает ТМ-матрицу (важное — не важное, срочное — не срочное). Карточки канбан и стикеры из ТМ имеют одну суть. А с переводом всех возможных операций на компьютер, грани и вовсе стираются. Так, например, способ бронирования переговорных комнат или залов совещаний, заложенный в программном обеспечении, по сути не будет иметь принципиальных отличий TM или lean -основ. Похожим путем и ТМ из офиса выходит на производственные площадки.

Тайм-менеджмент и Lean. Выводы

Предприятие, которое стремится достичь результатов в снижении потерь, и использует для достижения этой цели тайм-менеджмент, не сможет добиться таких высоких результатов как предприятие использующее тайм-менеджмент в связке вместе с lean. Я уверен в том, что изучать тайм-менеджмент нужно после изучения хотя бы основ бережливого производства или параллельно. Внедрение тайм-менеджмента на двух группах (первая с бережливым производством, вторая без бережливого производства), думаю, даст весьма различную отдачу. И это естественно, т.к. многие вопросы и проблемы тайм-менеджмента так или иначе охватывают системы бережливого производства. Нужен ли тогда тайм-менеджмент на предприятиях с бережливым производством? Несомненно! Так как тайм-менеджмент предлагает свои рациональные предложения, наработанные за годы систематизации и исследований. Более того, тайм-менеджмент тесно соприкасается с такими сферами применения, с которыми lean не соприкасается (например: не забыть поздравить Петрова со знаменательной датой и тут же вся информация о нем). Ни в коем случае нельзя отбрасывать положительный опыт тайм-менджмента, наоборот, стоит органично объединить эти два направления.

Очень огорчает, что ведущие тайм-менеджеры, формируя философию и идеологию тайм-менеджмента много говорят о целеполагании, успешности, но не говорят об очевидной взаимосвязи тайм-менеджмента с lean. А ведь понимание этого и развитие этого направления — есть не просто расширение сферы предоставления услуг, но и более комплексный, профессиональный, а значит, и эффективный подход к решению проблем. Поэтому в будущем должно произойти слияние ТМ и lean и, возможно, в результате этого образуется новая, более объемлющая структура:

Развиваясь несколько обособленно, эти два направления получили в итоге схожие в общих чертах методики, но каждая со своими изюминками. Из этого надо сделать выводы и в будущем не упускать из вида их параллельное развитие и не изобретать колесо дважды, а, используя совместные наработки, достигать новых высот! Хотя бы из бережливости ко времени!

Со времени начали, временем и закончили. Никуда от него не деться!

© Дмитрий Алимкин при участии Павла Рабунца

Фото Дмитрия Алимкина

специально для Leaninfo.ru

Об авторе: